Så här skriver du ett personligt brev som tar dig vidare till arbetsintervjun

Plötsligt dyker den upp i flödet – tjänsten som har ditt namn skrivet över hela platsannonsen! Kraven på tidigare erfarenheter och de personliga egenskaperna beskriver just dig och du känner att du är som klippt och skuren för tjänsten. Slarva inte bort möjligheten att landa ditt drömjobb genom att skicka ett slarvigt formulerat standardbrev. Men hur framhäver du dig och din kompetens i ett personligt brev? Vi ger dig konkreta tips på vägen! 

 

Vad är egentligen ett personligt brev?

Allt fler företag går mot en cv-lös och rent kompetensbaserad rekrytering, men det personliga brevet är inte på något sätt utdött. Benämningen personligt brev kan dock vilseleda. Det personliga brevet ska beskriva ditt professionella jag och inte ditt privatliv. Det är också din chans att i ett tidigt skede visa att din bakgrund och personlighet verkligen är relevant för tjänsten. Du hjälper alltså den som rekryterar att förstå vad det är i ditt cv som gör att du är helt rätt för jobbet. 

 

Fyra grundläggande saker att tänka på

Innan vi börjar skriva på det personliga brevet finns det fyra grundläggande saker att ha i åtanke när du skriver ditt personliga brev: 

  1. Skriv kortfattat och överskådligt för att fånga läsarens intresse. Tänk att på att den som läser ditt personliga brev förmodligen har många ansökningar att gå igenom och fort vill veta om du är intressant eller inte för tjänsten. En rekommendation är en sammanfattande text som är cirka ett halvt A4 långt.
  2. Börja aldrig med Hej, jag heter Leif och bor i Malmö”. Det ser läsaren ändå på adressraden i ditt cv och därför är den informationen inte relevant i det personliga brevet. Visa istället snabbt att du är relevant genom att börja brevet direkt med en intresseväckare. Ta inte heller upp onödig plats med att upprepa information i det personliga brevet som du redan nämnt tydligt i ditt cv, som exempelvis din utbildning och vilka projekt du idag ansvarar över. Utbildningar och projekt kan du sammanfatta så att de är lätta att överblicka i en punktlista i cv:t istället.
  3. Fokusera på dina personliga egenskaper, varför du är lämplig för tjänsten och vilka utvecklingsmöjligheter du ser och koppla dessa till de mest relevanta delarna som matchar din profil med tjänsten och checklistan du har sammanfattat.
  4. Skriv personligt men inte privat. Med det sagt behöver inte texten vara torr och tråkigt. Låt gärna texten spegla din personlighet. Men undvik information om familj, husdjur och fritidsintressenom det inte gett dig kunskaper eller egenskaper som är relevanta för tjänsten. 

 

Anpassa det personliga brevet utifrån platsannonsen

Grunden till ett tydligt personligt brev ligger i att ha analyserat platsannonsen. Det lyser lätt igenom om du skickar ett och samma standardbrev till flera olika arbetsgivare. Undvik det misstaget! Underlätta istället för den potentiella arbetsgivaren att förstå varför de ska välja just dig genom att anpassa brevet utifrån platsannonsen. 

Försök förstå vad arbetsgivaren är ute efter för kompetenser och egenskaper till tjänsten utifrån hur platsannonsen är skriven. Leta efter nyckelord och satser som beskriver just dessa delar. Var även uppmärksam på ord som återkommer flera gånger i texten och nämn det ordet minst en gång i brevet.  

 

Jobbannons med markerade, relevanta ord och satser

I det här påhittade platsannonsexemplet utgår vi ifrån att du söker en tjänst som projektledare hos ett välrenommerat konsultföretag som verkar inom fastighetsbranschen. Du har tidigare erfarenhet som projektledare och har även relevant utbildning i grunden. Nedan tar vi oss igenom tre steg för att slutligen landa i ett tydligt och lättläst personligt brev som ökar dina chanser för att bli kallad till arbetsintervju. Läs igenom platsannonsen ordentligt med en penna i handen och markera viktiga ord och satser. 

Exempelannons:

Företag X söker projektledare med driv 

Vi erbjuder
Du erbjuds en arbetsplats med korta beslutsvägar och som välkomnar egna initiativArbetsplatsens klimat är hjälpsamt och tillåtande med en god teamkänsla. Vidare erbjuds du ett stimulerande och omväxlande arbete där du får möjlighet att ta en övergripande roll och leda projektprocesser.

Om tjänsten
I rollen som projektledare arbetar du med olika typer av projekt, allt från om- och tillbyggnader till nybyggnation. Teamet du samarbetar närmast består av tre projektledare, en teamledare och vd 

Några av dina arbetsuppgifter kommer bestå av att:  

  • Driva, samordna och genomföra projekt i varierande storlek från start till mål 
  • Samverka med verksamheter i idéstadiet samt under byggprocessens gång 
  • Kontakt med entreprenörer samt genomförande av besiktningar 
  • Målstyrning och kontinuerlig uppföljning av mål 


Vem är du?

För att trivas och fungera bra i projektledarrollen ser vi att du är en strukturerad och målinriktad person som har förmåga att axla flera projekt parallellt. Du trivs i ledarrollen, där du genom din goda kommunikativa förmåga och sociala kompetens har lätt för att föra fram din talan. Samtidigt är du samarbetsorienterad och har ett prestigelöst fokus på gruppens gemensamma mål.

Vi söker dig som identifierar dig med ordet engagemang och din förmåga att sprida det vidare till projektteamet. Du är självgående och stimuleras av högt uppsatta mål samt är en person som aktivt söker utmaningar. Då rollen innebär att agera föredragande för olika externa parter har du en god förmåga att tala klart, välformulerat och engagerat i såväl enskilda möten som i små & stora grupper. Du är lyhörd för motparten och har lätt att anpassa dig till olika situationer. Som projektledare har du självklart en god förmåga att planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt.  

Din profil
Då rollen innefattar en del större projekt letar vi efter en erfaren person med följande kvalifikationer:   

  • Högskole- eller civilingenjörsutbildning alternativt minst treårig eftergymnasial utbildning inom bygg eller fastighet 
  • Du har minst fem års relevant yrkeserfarenhet varav minst tre år som projektledare 
  • Genomfört och färdigställt projekt av större storlek, det kan vara flerbostadsprojekt eller kommersiella byggnader 
  • Byggteknisk kunskap 
  • Körkort för personbil


Vi vill att våra medarbetare ska utvecklas tillsammans med oss!
Som projektledare hos oss får du använda dina kunskaper med ett fokus på att utveckla och förbättra verksamheten. Hos oss får du ett arbetsklimat där du ges stor frihet att utvecklas under eget ansvar och där vi vet att människor måste få växa i sin roll för att trivas. Här blir du en i gänget som jobbar för nöjda och trygga kunder. Hos oss får du ett arbete där du gör skillnad! 

 

Skriv en checklista utifrån de markerade orden

När du analyserat och markerat de viktiga orden och satserna sammanfattar du dem i en checklista. På så vis får du en överblick över vilka ord som är mest relevanta.

En sammanfattande checklista för vår exempelannons skulle kunna se ut så här: 

  • En driven och självgående person som trivs i ledarrollen 
  • Kan leda människor såväl som projekt 
  • God kommunikativ förmåga
  • Tidigare erfarenhet av både strategiska och operativa arbetsuppgifter 
  • Ledord: strukturerad, samarbetsorienterad, engagerad, lyhörd 
  • Minst fem års arbetslivserfarenhet, varav minst tre år som projektledare 
  • En person som är öppen för att utvecklas i sin roll 
  • God relationsbyggare 
  • En målinriktad person som följer upp målsättningarna 
  • Kan hantera flera projekt parallellt 

 

Nu är det dags att börja skriva!

Med checklistan har du gjort det viktiga förarbetet och skapat en bra grundmall för att komma igång med skrivandet. Använda de olika delarna av listan och koppla ihop dem med dina personliga egenskaper och arbetslivserfarenheter. 

På vilket sätt relaterar du till beskrivningen ”En driven och självgående person som trivs i ledarrollen”? Kanske har du idag en ledarroll, eller har tidigare haft någon typ av projektansvar där du delvis lett andra? Antagligen identifierar du dig med orden driven och självgående eftersom du tycker att platsannonsen till stor del beskriver din personlighet. Nu kanske du tänker något i stil med ”Ja, jag driver ju projekt X idag och där delegerar jag många uppgifter och leder faktiskt arbetsgruppen. Och chefen sa på senaste målsamtalet att jag är väldigt driven vilket märks genom mitt engagemang i projekten, som också kräver många självständiga beslut.” – BRA! Skriv ner dina reflektioner!

När du sammankopplar checklistan med dina reflektioner kan det mynna ut i meningar till ditt personliga brev likt detta exempel: 

Mitt driv och engagemang är några egenskaper jag fått höra av andra är något som utmärker mig som kollega. Jag har även lätt för att sprida entusiasmen vidare i arbetsgruppen och få andra att haka på nytänkande idéer. Idag projektleder jag projekt X som kräver många roliga, men också en del tuffa, beslut. Jag kan ge flera exempel på hur jag hanterat dessa beslut konstruktivt och ändå samtidigt hållit ihop arbetsgruppen.” 

Se det som att checklistan hjälper dig att bena ut vilka som är de viktigaste delarna att få med. Därefter väver du ihop dem med din personlighet och tidigare relevanta erfarenheter som visar på att du är rätt person för tjänsten. Försök väva ihop varje punkt, eller i alla fall de flesta punkterna, på checklistan till du har ett färdigt brev. 

 

Slutresultatet skulle kunna se ut så här: 

Hej! 

Mitt driv och engagemang är några egenskaper jag fått höra av andra är något som utmärker mig som kollega. I min nuvarande roll har jag personalansvar över fem kollegor, vilket jag trivs mycket bra med. Jag har lätt för att sprida entusiasm i arbetsgruppen och få andra att haka på nytänkande idéer.  (En driven och självgående person som trivs i ledarrollen – check!)

Genom min nuvarande ledarroll har jag lärt mig vikten av att lyssna in och kommunicera med personen på andra sidan. Jag har även vidareutvecklat min sociala kompetens och har lätt för att etablera och upprätthålla goda sociala relationer, både internt och externt. (God kommunikativ förmåga, lyhörd, god relationsbyggare – check!) Då jag trivs väldigt bra har jag nu arbetat hos min nuvarande arbetsgivare i sex år (minst fem års arbetslivserfarenhet, varav minst tre år som projektledare – check!), men jag tror också på vikten av att röra på sig och nu är det dags för nya utmaningar.  

En viktig del i att ha en ledarroll är enligt mig att inspirera och visa vägen framåt. Just nu arbetar vi tillsammans med ett nybyggnationsprojekt där jag ansvarar för upprättandet av förfrågningsunderlag, produktionssamordningen, tidsplanering, kalkylering samt uppföljning av både deadlines och ekonomi. (Kan leda människor såväl som projekt samt erfarenhet av strategiskt och operativt arbete – check!) Detta har utvecklat mig i min roll och lärt mig att skapa en god struktur och hur jag ska prioritera projektens olika delar samt mina arbetsdagar. (Strukturerad – check!)  

Som den tävlingsmänniska jag är ser jag det som en rolig utmaning att sätta mål – och tydligt följa upp dem. Jag får en positiv kick av både målsättning och måluppföljning! Utöver det sporras jag ytterligare av att hitta lösningar när de oundvikliga komplikationerna sker på vägen. (Målinriktad person som följer upp målsättningarna – check!)

Att få arbeta hos en arbetsgivare som välkomnar egna initiativ är något som lockar mig, då jag alltid har nya idéer och ser fler lösningar än hinder på vägen. Jag vet att ni bland annat är involverade i Projekt Y och Projekt Z just nu – och det är precis den typen av projekt som jag önskar söka mig vidare till för att vidareutvecklas som projektledare och även i min ledarroll. (Öppen för att utvecklas i sin roll – check!)

Jag ser fram emot att höra från er så att jag får chansen att vidare berätta vad jag kan tillföra er och hur jag kan vara en kugge i hjulet och följa med på er resa mot att göra skillnad! 

Vänliga hälsningar, 

Förnamn Efternamn

 

Genom att anpassa brevet ökar du chansen att bli kallad på intervju

Det är tidskrävande att söka jobb. Använd tiden smart och lägg kraften på de tjänster som du verkligen vill ha. Med ett välformulerat personligt brev väcker darbetsgivarens intresse och ökar dina förutsättningar att kallas till intervju, där du får presentera dig och din kompetens mer i detalj. 

Lycka till! 

 

 



Kontakta oss på mail info@fasticon.se, telefon 08-556 706 00.


© Fasticon AB 2019

Kontakta oss på mail info@fasticon.se, telefon 08-556 706 00.


© Fasticon AB 2019