Vi behöver höja kunskapsnivån kring Aff

Jahn Wahlbäck

Jahn Wahlbäck har ett starkt engagemang för fastighetsbranschen generellt och förvaltning specifikt. Efter många år som projektledare för nyproduktion och ombyggnad valde han att ta klivet över till förvaltningsbranschen, en bransch som då saknade ett tydligt regelverk för köp och sälj av förvaltningstjänster.

Fastnade för Aff-konceptet

Som projektledare var Jahn van vid att använda standarddokument och mallar för projekt såsom AB, ABT och AMA. Efter en kort tid inom förvaltning kom Jahn i kontakt med gruppen som utvecklade Aff. Efter det var han fast.

Aff står för avtal för förvaltningstjänster och service. Aff-konceptet är ett hjälpmedel för att göra avtal och upphandlingar av återkommande tjänster. Aff passar alla entreprenader där en funktion ska upprätthållas genom återkommande arbete.

Mest känt är det att Aff lämpar sig för fastighetsförvaltning och fastighetsdrift, men Aff är lika anpassat för till exempel utemiljöskötsel, arbetsplatsservice och städning.

Stor erfarenhetsbank av Aff

Jahn var med och bildade den ideella föreningen Aff-kommittén (numera Aff Forum). Under hans yrkesverksamma liv har sedan erfarenhetsbanken fyllts på. Jahn har arbetat mycket med Aff och sett nyttan Aff har gjort i branschen.

– I dag är regelverket en självklarhet för många. Samtidigt vittnar många med mig om att den grundläggande förvaltningen fortfarande är bristfällig på många håll. I en förvaltningsvardag som haft stor kompetensväxling kan Aff vara ledstången till att säkerställa kvalitet, effektivitet – och respekt för olika parters uppdrag.

Aff stöttar både beställare och leverantörer

Styrkan med Aff är att det är framtaget av parterna och därmed neutralt, säger Jahn. Aff tydliggör vad man som beställare köpt och förväntar sig att få levererat.

Det tydliggör också behovet av en tydlig beställarorganisation för att relationerna med leverantörerna ska fungera. Här framgår vad uppdraget som leverantör omfattar. Det innebär vad som ska levereras, när det ska levereras (dock inte alltid hur), samt önskat resultat.

Kompetensbrist leder till kvalitetsbrist

Som konsult har Jahn stött på många svaga och otydliga beställarorganisationer – som varit utan tydliga mandat att styra, leda och följa upp entreprenaden.

Han har också sett leverantörer som inte lever upp till sitt uppdrag och inte ställer krav på sina beställare. En förklaring är ofta kompetensbrist hos båda parter eller kunskapsglapp på olika nivåer.

Aff-kunskaper bör inte bara finnas i chefsledet, hos upphandlare eller säljare, påpekar Jahn.

– Kunskaperna är minst lika viktiga för de som ska leva med, och leverera utifrån avtalen. Aff kan i sin helhet upplevas svårtillgängligt och mastigt, därför gäller det att närma sig Aff på rätt sätt och med rätt fokus. Alla behöver inte vara experter, men en övergripande förståelse kombinerat med att vara påläst på sina egna avtal är en bra början, säger Jahn.

Aff skapar respekt

Jahn har genom åren stött på tendensen att arbeta för kortsiktigt och inte med tanke på att fastigheterna ska utvecklas och skapa långsiktiga värden. Dessutom finns emellanåt en brist på respekt för den andra partens uppdrag. Man ska självklart få tjäna pengar, förtydligar Jahn, men det ska ske på rätt sätt.

Här menar Jahn att Aff kan hjälpa till att skapa respekt för det åtagande man har som beställare respektive leverantör. Båda parter kan se till att organisera sig på rätt sätt och leva upp till det man har lovat i handlingarna. Man bör dock vara ödmjuk inför uppdraget.

– Fastigheter är inte stål, rör och betong – fastigheter är levande organismer med verksamheter av alla de slag som har behov som ska uppfyllas och helst överträffas. Det är till sist slutkunden som avgör kvalitén på det som levereras.

Förvaltningens framgångsrecept

Jahn tillstår att förvaltning kan vara komplext, men samtidigt är framgångsreceptet förhållandevis enkelt. Se till att ha rätt organisation med rätt kompetens, håll vad du lovar, led, styr och följ upp samt utvärdera och förbättra.

Jahn avslutar med att dela med sig av fyra bra ingredienser för en bra entreprenad:

• Behov förändras över tiden. Om avtalet inte stämmer med verkligheten – ändra.
• Stick inte huvudet i sanden, lös frågorna och kom överens.
• Sätt upp gemensamma mål och gå tillsammans mot dem.
• Jobba för ständiga förbättringar.

Vill du lära dig mer om Aff?

BFAB har tillsammans med Jahn Walhbäck tagit fram en utbildning helt online som ger dig en introduktion till Aff, nödvändiga kunskaper och förståelse för Aff i din vardag.

Vill du ha fördjupade kunskaper för att till exempel kunna upprätta förfrågningsunderlag och genomföra en upphandling? Då kan detta vara något för dig.