Förbättra rekryteringen med kompetensbaserad rekrytering

Allt fler professionella rekryterare arbetar kompetensbaserat, men det kan du också göra! Fördelarna med det kompetensbaserade rekryteringsperspektivet är många. I den här artikeln får du kunskap och verktyg för att du själv ska kunna rekrytera ännu bättre framöver.

Individernas kompetens är avgörande för organisationen

Rekryteringsprocessen är en av de viktigaste processerna inom en organisation. Det är där kompetensen ska säkras för att jobbet ska bli gjort. Organisationen ska även kunna möta framtidens behov och utmaningar, samt kunna leverera förväntade resultat. En felrekrytering kan stå en organisation dyrt vad gäller både tid och pengar. Ett bra sätt att minimera risken för felrekryteringar är att utgå från det kompetensbaserade rekryteringssättet. 

Med rätt person på rätt plats som utför relevanta uppgifter skapas oerhörda möjligheter att lösa uppgifter och målsättningar. På samma sätt kan fel person få motsatt effekt. Med andra ord utgör individen med sina formella och personliga kompetenser en av de främsta konkurrensfaktorerna för organisationen.

Vad innebär kompetensbaserad rekrytering?

En kompetensbaserad rekrytering innebär att den personen som genomför rekryteringen inte enbart gör urvalet på arbetslivserfarenheten. Hen utgår även från kandidatens kompetenser, både de formella och personliga. För att processen ska bli kompetensbaserad måste behovsanalysen och kravprofilen ha fastställts innan resten av processen drar igång. De intervjuer som hålls med kandidaterna ska vara strukturerade och ha kompetensbaserade frågor. Ofta genomförs även tester och arbetsprover.

Hög validitet och minskad risk för felrekryteringar

För att ha en effektiv, rättvis och inkluderande rekryteringsprocess är det viktigt att systematiskt använda samma metoder vid varje enskild rekrytering för att hitta rätt medarbetare till rätt tjänst. 

Fördelen med en sådan kompetensbaserad strategi är en hög validitet och att risken för felrekrytering minskar. En annan vinst är att den som rekryterar inte blir färgad av personliga preferenser eller förutfattade meningar under arbetets gång. 

Alla sökande som går igenom rekryteringsprocessen blir behandlade på samma sätt, får samma frågor och blir bedömda utifrån samma grunder. 

Hur fungerar en kompetensbaserad rekrytering?

Låt oss guida dig igenom hur den kompetensbaserade rekryteringsprocessen går till:

• Behovsanalysen är avgörande för en lyckad rekrytering 

Det första viktiga steget är att genomföra en gedigen behovsanalys som sedan ligger till grund för rekryteringen. Behovsanalysens syfte är att säkerställa att det verkligen är rätt person som anställs i slutet av processen. 

Det handlar kortfattat om att utforma en mål- och ansvarsbeskrivning samt en tydlig kravprofil för den aktuella tjänsten. Det tar tid att genomföra behovsanalysen, men det är det värt.

För det är först med en väl genomförd behovsanalys som det finns förutsättningar att genomföra en långsiktigt framgångsrik rekrytering. 

• Kandidaternas kompetenser värderas mot kravprofilen 

Vid varje urvalssteg är det mycket viktigt att utgå från hur kandidatens profil och kompetenser förhåller sig till kravprofilen. Genom att hela tiden utgå från den fastställda kravprofilen finns det ett tydligt ramverk där varje urvalsmoment blir motiverbart och kvalitetssäkrat.

På så sätt blir det möjligt att enbart fokusera på de relevanta kvalifikationerna hos respektive kandidat, istället för att attraheras av gemensamma intressen eller ett charmigt leende. 

• Lätt att jämföra kandidater genom strukturerade intervjuer 

För arbetsgivaren fyller intervjuerna fyra syften: etablera en relation med kandidaten, få kompletterande information som kan jämföras med kravprofilen, berätta mer om verksamheten och den aktuella tjänsten samt förmedla en positiv bild av organisationen som helhet. 

En intervju med ett kompetensbaserat perspektiv ska vara strukturerad. Det innebär att samtliga sökande möter ett likadant upplägg och samma struktur av förutbestämda frågor.  Den allra vanligaste intervjutekniken inom kompetensbaserade rekryteringar är STAR-modellen, ett effektivt sätt att strukturera en intervju och bibehålla fokus kring relevanta kompetensområden. 

Fördelarna är att intervjuaren kan förhålla sig objektivt genom intervjutillfället och att de kandidater som intervjuas får samma frågor. Det minimerar riskerna för att magkänsla, fördomar eller förväntningar får ta plats i processen och skapar istället utrymme för rationella beslut utifrån förutbestämda riktlinjer och underlag. 

Notera att en kompetensbaserad intervju inte behöver vara tråkig och opersonlig. Gå igenom frågorna innan intervjun, så att du kan leverera dem avslappnat. 

• Få ut mer genom kompletterande bedömningsmetoder 

Vid behov kan den som rekryterar välja att komplettera intervjun med olika typer av tester eller arbetsprover. Arbetsprover innebär ofta en simuleringsövning med avstamp i en realistisk arbetssituation med syftet att undersöka kandidatens kunskap och/eller kompetensområden. 

Det kan också vara ett redskap för att testa tidigare faktiskt kunskap inom ett specifikt arbetsområde. Vad gäller tester finns det en uppsjö av att använda i urvalsprocessen.

Idag anses generellt GMA-tester (General Mental Ability), baserade på kravprofilen, ha högst validitet. De anses även vara det bästa sättet att förutsäga framtida arbetsprestation i kombination med en låg administrativ kostnad. 

Även referenstagningar kan användas som ett kompletterande bedömningsunderlag. Det handlar om att i slutskedet av rekryteringsprocessen bekräfta bilden av den sökande.

En referenstagning har tre kompletterande syften: att stämma av att uppgifterna om kandidaten är korrekta, att få information om arbetsuppgifter från tidigare anställningar, samt få en bedömning gällande hur den sökande fungerat på tidigare arbetsplatser och arbetsrelaterade situationer. De flesta referenstagningar sker över telefon eller digitalt. 

• Det slutliga valet 

Efter att intervjun och eventuella tester eller arbetsprover är utförda och referenstagningen är det dags att välja. Den rekryterande chefen genomför en sista sammanställning av slutkandidaterna utifrån de styrkor och svagheter som kommit fram under processen.

Slutkandidaternas kompetenser ställs återigen i relation till kravspecifikationen. Detta är för att kunna jämföra i vilken potential kvarvarande kandidater har för tjänsten. Det slutliga målet är ju att välja den som bäst matchar kravprofilen.

Sammanfattningsvis innebär kompetensbaserad rekrytering att de formella och personliga kompetenser som identifierats i behovsanalysen, och formulerats i kravprofilen, är vägledande genom alla steg i rekryteringsprocessen. 

Var ödmjukt och agera snabbt

Det gäller att vara ödmjuk inför att rekryteringsprocessen innebär en ömsesidig matchning. 

Även om det är organisationen som kommer med ett anställningserbjudande, så är det i slutändan alltid kandidaten som aktivt väljer att tacka ja eller till erbjudandet. Ta därför aldrig kandidaten för given. Om ni inte är snabba nog och dröjer med besked kan en konkurrerande arbetsgivare när som helst hinna locka personen till sin organisation istället.  

Genom att använda det kompetensbaserade rekryteringssättet underlättar du för dig själv. Du kommer aktivt kunna ta både bättre och snabbare beslut. Det blir då betydligt tydligare vad och vem det är er organisationen behöver leta efter bland alla sökande. 

Det kommer i sin tur leda till att du slipper gå på magkänslan, undviker dina egna fördomar och kan utföra framtida rekryteringar som bygger på fakta. Slutresultatet blir därmed rätt person på rätt plats utifrån rättvisa och genomtänkta bedömningar!