Det här får du inte missa under medarbetarens uppsägningstid

Många företag har inarbetade rutiner för att välkomna och introducera nya medarbetare. Men det är inte lika vanligt med välslipade planer och tydliga checklistor för när medarbetare lämnar organisationen. Hur den sista tiden tillsammans blir har stor betydelse för både arbetstagare och arbetsgivare. Lär dig mer om hur du som chef skapar ett givande avslut för båda parter.

Ta tillvara på uppsägningstiden

De flesta är måna om att lämna med gott samvete och rent skrivbord. Se till att ge medarbetaren den möjligheten och planera gärna tillsammans hur den sista tiden ska prioriteras. Uppsägningstiden är självklart även en viktig period för kunskapsöverföring och överlämning från medarbetarens håll. Från arbetsgivarens sida är det även ett bra tillfälle att undersöka hur medarbetaren har upplevt sin tid på företaget. Ta reda på hur ni kan bli en ännu bättre arbetsgivare och varför personen valt att lämna företaget. Tänk på att det är en chans för er som arbetsgivare att påverka medarbetarens avslutande minnen och upplevelser av organisationen.

Tidigare medarbetare är viktiga ambassadörer

Oavsett varför den anställde väljer att lämna är den sista tiden det som hen tar med sig starkast i minnet. Många glömmer bort att en medarbetare som väljer att lämna organisationen kommer förmedla sin uppfattning och erfarenhet till andra. Det kan i sin tur påverkar organisationens arbetsgivarvarumärke.

Tyvärr underskattar allt för många arbetsgivare hur viktigt det är att fortsätta involvera och ha en nära dialog med medarbetaren även under uppsägningsperioden. Om en medarbetare inte kallas till vissa möten nya projekt, kom ihåg att förklara varför.

Struktur och planering skapar förutsättningar för ett bra avslut

Det är lika viktigt att ha rutiner för när en medarbetare börjar som när den slutar. Genom att vara förberedd skapar du goda förutsättningar för ett bra avslut för bägge parter.

  • Skapa en checklista att utgå från. Det kan gälla alltifrån överlämning av konkreta arbetsuppgifter till återlämning av passerkort och att skapa ett autoreply för mejlen. Med stöd av checklistan undviker du att missa någon viktig del i processen. Det underlättar även så att alla medarbetare som slutar får en lika bra och professionell avslutning på företaget.
  • För att förebygga eventuell ryktesspridning är det bra att så fort som möjligt kommunicera att medarbetaren har sagt upp sig till den övriga personalstyrkan.
  • Planera in hur överlämningen av arbetsuppgifter och ansvarsområden ska gå till och informera om uppsägningstiden, så att ni är överens och undviker missförstånd.
  • Gå av både kostnads- och säkerhetsskäl igenom och avsluta alla abonnemang, försäkringar och andra avtal eller inloggningar som är kopplade till medarbetaren som individ. Glöm inte bort att ta bort åtkomsten till t.ex. webbaserade system eller inloggningar till sociala medier. Det är inte ovanligt att företag av slentrian fortsätter att betala t.ex. tidningsprenumerationer åt tidigare medarbetare.
  • Boka in ett formellt avslutningssamtal, antingen med närmsta chef eller någon från HR. Många medarbetare vågar vara mer ärliga med sina åsikter i samband med att de ska lämna företaget. Avslutningssamtalet är därför ett bra tillfälle att t.ex. få fördjupad kunskap hur företaget fungerar i praktiken och vetskap om konflikter som tidigare inte kommit upp till ytan, men som kan ha betydelse för övriga medarbetares trivsel.
  • Anordna en trevlig avtackning. Stäm av med medarbetaren hur hen vill bli avtackad. En del personer trivs inte i strålkastarljuset och det ska självklart respekteras. Men förutsatt att personen lämnar under normala omständigheter förtjänar han eller hon ett trevligt avslut. Genom att fira vad medarbetaren har åstadkommit under tiden hos er och gratulera till de nya möjligheterna har du en nyckel till en trevlig upplevelse!

En medarbetare som känner sig uppskattad och som lämnar företaget med en positiv inställning kommer leverera in i det sista och vara en ambassadör för företaget en lång tid framöver. Ta tillvara på den kraften!

 

I denna artikel får du tips på hur du välkomnar nya medarbetare på bästa sätt.