7 tips för en riktigt bra onboardingupplevelse

1. Håll kontakten innan första arbetsdagen

Tiden mellan att avtalet signeras och den första arbetsdagen kan vara den viktigaste delen av onboardingprocessen. Håll kommunikationen vid liv! Ett sätt är att skicka över material och viktig information några veckor innan uppstart, så att den nya medarbetaren känner sig förberedd. Det är även uppskattat med en välkomsthälsning i form av en blomma eller liten gåva och en välkomsthälsning.

2. Förbered de digitala momenten i god tid

När en onboarding sker digitalt blir kraven på förberedelser ännu högre, då eventuella problem inte kan lösas fysiskt på plats. Att vara väl förberedd med att de digitala delarna fungerar är därmed A och O. Vanliga delar som lätt missas (och därför kan vara bra att sätta upp en digital onboarding-checklista) är om den nyanställde har tillgång till alla nödvändiga användarnamn och lösenord, samt om personens konton är upprättade i samtliga gränssnitt och att accessrättigheterna är i ordning. Det är även bra att vara proaktiv genom att ge rätt kontaktuppgifter till vem eller var hen ska vända sig om problem uppstår utifrån de program/gränssnitt som hen arbetar med. Stäm även av med IT-avdelningen att allt är i ordning i god tid innan medarbetarens första arbetsdag, så att första arbetsveckan flyter på så smidigt som möjligt.

3. Skapa ett strukturerat introduktionsschema

Ett strukturerat och tydligt introduktionsschema underlättar mycket för att medarbetaren ska komma i gång fort. Det finns många smarta videoverktyg att använda där man kan dela skärm och enkelt vägleda den nya kollegan. Se till att boka in avstämningar, genomgång av rutiner, digitala rundvandringar genom att dela skärm med varandra och möten med nyckelpersoner för den nyanställde.

4. Hälsa välkommen digitalt

I ett arbetslandskap är det vanligt att man den första arbetsdagen går en runda för att hälsa på kollegorna, samt anordnar en välkomstfika eller lunch. Det är viktigt att tidigt även i den digitala onboardingprocessen avsätta tid för att den nyanställde ska få ett ansikte på sina nya kollegor och låter dem bekanta sig med varandra, något som är lätt att missa detta när de flesta arbetar hemifrån och har många bollar i luften. Planera därför in även detta i onboardingschemat. Det kan t.ex. ske genom att anordna en trevlig fikastund med det närmaste teamet över videolänk första arbetsdagen. Självklart skickar du ut inbjudan till välkomstmötet i god tid till alla i teamet innan den nya kollegans första arbetsdag.

5. Utnämn en mentor

Vid hemarbete kan avsaknaden av någon att vända sig till vid skrivbordet bredvid blir väldigt tydlig om man kör fast eller spontana frågor kommer upp. Utnämn en mentor till den nya medarbetaren som hen kan vända sig till vid sådana tillfällen. Det kan vara en chef såväl som en kollega, men tänk på att det bör vara en kollega med en pedagogisk och hjälpsam attityd. Mentorn kan med fördel avsätta tid för kortare regelbundna avstämningar den första perioden. På så vis kan den nyanställde ”samla ihop” frågor som dyker upp och ta upp dem vid ett och samma tillfälle, vilket bägge sparar tid på.

6. Förbered specifika arbetsuppgifter

Det är bra att ha förberett en, eller flera, självständiga arbetsuppgifter som den nya medarbetaren fort kan sätta i gång med mellan de övriga passen i introduktionsschemat. Förmodligen är hen ivrig att sätta tänderna i sina nya spännande arbetsuppgifter! Genom att vara proaktiv och introducera arbetsuppgifter tidigt till medarbetaren får du hen att snabbt känna sig produktiv och undvika en känsla av att fastna i inskolningsfasen.

7. Tappa inte bort fikapauserna

När man arbetar på distans kan fokus lätt hamna på att endast sätta sig in i arbetsuppgifterna. Den sociala biten glöms lätt bort eftersom man inte möter sina kollegor på samma spontana sätt som på kontoret. Uppmuntra därför den nya medarbetaren, samt övriga i teamet, att boka in varandra för egna videomöten som pågår max en halvtimme. Här är syftet att skapa en avslappnad miljö där kollegorna lär känna varandra, med eller utan en kopp kaffe.