Låt autosvaret göra jobbet och slipp backlogen efter semestern
Snart är det dags för att gunga i hammocken med en bra bok och något läskande på bordet bredvid! Men hur ska du kunna koppla bort jobbet och slippa den stressande känslan av att mötas av en full inkorg efter ledigheten? Svaret är enkelt: planera för ett bra autosvar i tid. Ta del av våra smarta tips för att minimera onödiga aviseringar och stresspåslag för att kunna njuta av det du förtjänar – en lugn och skön ledighet!
Formulera ett tydligt autosvar i god tid
Undvik att slänga ihop några rader det sista du gör innan du loggar ut för en längre ledighet. Risken är då stor att du glömmer viss information, eller att autosvaret uppfattas som otydligt och i värsta fall oprofessionellt. Är du osäker på hur du ska formulera autosvaret? Bolla gärna texten med en kollega!
Av säkerhetsskäl bör du som alltid vara försiktig med att i autosvaret nämna att du ska resa bort.
Berätta vem man kan vända sig till under din ledighet
Ange alltid hur mottagaren kan komma i kontakt med någon annan inom organisationen, t.ex. ett nummer till växeln eller en info-adress. Du kan med fördel också ange kontaktuppgifterna till en kollega som avsändaren kan vända sig för att få svar på sina frågor, eller hur han eller hon kan få ett godkännande under din ledighet. Det hjälper avsändaren och ökar förutsättningarna att ärendet redan är löst när du är tillbaka efter din ledighet.
Tänk på att om du lämnar ut kontaktuppgifter till en kollega i ditt autosvar så ska han eller hon alltid ha godkänt det.
Ange mellan vilka datum du är ledig
Skriv tydligt när den som mejlat dig kan förvänta sig att du är tillbaka. Att bara skriva ”Jag har semester” skapar fler frågor än vad formuleringen ger svar. Som mottagare är en av de viktigaste frågorna att få veta när du är tillbaka och kan besvara frågeställningen.
Skriv till vem man kan vända sig för akuta ärenden
Frågor, oväntade händelser och akuta angelägenheter kan såklart dyka upp även under semestertider. Se till att tydligt skriva vart, hur (mejl, SMS, alternativa telefonnummer att ringa osv.) och till vem den som mejlat kan vända sig om det gäller ett akut ärende för att få hjälp så fort som möjligt.
Skriv inte att du ”kollar mejlen sporadiskt”
Den typen av formulering skapar osäkerhet hos den som läser mejlet. Dessutom skapar du stress för dig själv då du sporadiskt behöver bevaka inkorgen. Om du ändå sitter i en situation där du måste ha koll på mejlen kan du vara tydlig mot den som skrivit till dig genom att t.ex. skriva ”jag har semester och kollar därmed mejlen endast på måndagar.”. På så vis kan du stänga av telefonen övriga dagar med gott samvete.
Ha olika autosvar internt och externt
Ofta har interna och externa kontakter olika typer av frågeställningar. En smart funktion som inte alla känner till är att du kan ställa in så att du har olika autosvar beroende på om det är en intern eller extern kontakt som skriver till dig.
Slå av aviseringarna
När du har formulerat ett autosvar som kan guida den som mejlat dig rätt är sista tipset att slå av aviseringarna på mejlen. De skapar mer stress än man kan tro – förutom att du blir distraherad ökar de ditt stresspåslag. Och semestern är som bekant en tid för vila!
När du checkat av punkterna ovan är det bara att stänga ner datorn när klockan slår semester. Ta sedan ett djupt andetag, slappna av och njut av ledigheten!
Texten är skriven av: Ida Viberg , Content Creator inom samhällsbyggnad
