Hur du får nya medarbetare att känna sig välkomna på distans

Komplettera checklistan för onboarding

Se över organisationens nuvarande introduktionsrutiner och komplettera med information om hur olika moment kan genomföras digitalt. Det finns flera moderna HR-system där du kan ta hjälp av digitala aktivitetslistor. I dessa aktivitetslistor framgår tydligt vem som ansvara för vad och i vilken ordningen aktiviteterna rekommenderas att utföras.

Låt inte radiotystnad uppstå innan första arbetsdagen

Håll dialogen levande mellan att avtalet skrivits på och startdatumet. Du kan t.ex. ringa den nya medarbetaren för att stämma av om hen har några funderingar inför att hen ska börja och skicka en välkomstpresent eller en blombukett med en trevlig hälsning. Uppmuntra gärna även övriga medarbetare att hälsa den nya kollegan välkommen på LinkedIn.

Gör ingen besviken, ha ordning på tekniken

Teknikstrul är en klassiker vid onboardingprocessen – gör allt du kan för undvika det! Vid en digital onboardingprocess är det otroligt viktigt att de tekniska aspekterna fungerar fläckfritt och är på plats. Ska introduktionen ske helt utan några fysiska möten är det viktigt att alla digitala verktyg budas hem till medarbetaren i god tid innan första arbetsdagen. Bifoga gärna en teknisk manual tillsammans med telefonen, datorn etc. så att medarbetaren lätt kan ta del av de tekniska plattformarna ni arbetar med. Kom även ihåg att delge information om vart och till vem hen ska vända sig vid behov av teknisk support.

Anordna en digital välkomstfika

Om hela eller delar av personalstyrkan arbetar hemifrån regelbundet kan du anordna en digital välkomstfika där du presenterar teamet och den nya medarbetaren för varandra. Tydliggör de digitala umgängesreglerna innan, t.ex. att alla förväntas ha mikrofon och kamera påslagna – syftet är att den nya medarbetaren ska lära känna alla. Det är viktigt för den nya medarbetaren att tidigt få ett ansikte på sina nya kollegor för att känna sig inkluderad. Dessutom blir det lättare att söka kontakt och ställa frågor när man har en bild av vem som är vem.

Boka in lära-känna-möten i kalendern

Idag när allt fler arbetar hemifrån blir det lätt att kollegorna går om varandra, när den ena är på kontoret kanske den andra arbetar hemifrån och vice versa. De spontana mötena sker därmed inte lika lätt, vilket kan påverka sammanhållningen och möjligheten att lära känna varandra. Som ledare kan du här vara proaktiv genom att förboka enskilda lära-känna-möten mellan den nya medarbetaren och övriga kollegor i kalendern innan hen börjar. Detta får den nya kollegan att känna sig viktig och sedd, samtidigt som du möjliggör informella möten där kollegorna får en chans att på att naturligt sätt lära känna varandra bättre utan att känna att de tränger sig på.

Förmedla er företagskultur

Det är vanligt att den anställde funderar kring vad hen kan förvänta sig och vad organisationen i sin tur förväntar sig av nya medarbetare. Andra vanliga funderingar kan vara kring vad organisationen står för, vilka ledord man arbetar efter, hur attityden är till olika frågor, målsättning, intern jargong etc. Det är därmed extra viktigt att informera om kärnvärden och normer vid en introduktion som sker på distans, då medarbetaren inte har möjlighet att känna av de sociala koderna på plats.

Berätta hur man navigerar mellan olika system

Glöm inte heller att informera om hur medarbetaren kan navigera bland era system och gränssnitt. Vilka gränssnitt används till vad, vem ska hen vända sig till med specifika frågor, var hittar man olika avtal och mallar osv. Det är också viktigt att informera om vad som gäller angående arbetstider, flextid, raster och övertid, samt riktlinjer och oskrivna regler som avser t.ex. mejl, dokumentmallar eller etikett under digitala möten.

Var tillgänglig och närvarande

En bra introduktion får er nya medarbetare att känna sig välkomnad, inkluderad och att det finns en tydlig plan. Din roll som chef och ledare är att vara tillgänglig och närvarande, vilket är ännu viktigare vid distansarbete då de spontana mötena inte sker i kontorslandskapet. Om du upplevs som upptagen, svårtillgänglig och stressad blir det svårt för den nya medarbetaren att våga fråga om hjälp. En känsla av att störa och förmodligen bli avvisad kan lätt dyka upp. Ett sätt att undvika detta är att boka in regelbundna avcheckningsmöten den första tiden. Det är också trevligt att ibland ringa medarbetaren bara för att kolla läget – underskatta inte vikten av att bara fråga hur någon mår och hur det går rent allmänt.

Den senaste tiden har många organisationer snabbt ställt om till ett mer digitalt och flexibelt arbetssätt, både på kontoret och distans. Det medför olika utmaningar i hur vi interagerar med varandra och vad gäller ledarskap. Onboarding är en av dem. Genom att ha en tydlig plan och struktur är vi övertygade om att du även framöver kommer vara en fortsatt bra och tydlig ledare som får dina medarbetare att trivas och vilja stanna kvar länge i just er organisation.