Mall: Intervjua som Fasticon – strukturerad intervjumall för fastighetsrelaterade roller

Att rekrytera specialistkompetens när du själv inte är proffs är utmanande. Det som är allra svårast att säkerställa är om kandidaterna verkligen har den kunskap och erfarenhet som behövs för att bli framgångsrik i rollen. Det du behöver veta är inte att kandidaten gått en fördjupningskurs i fastighetsrätt eller drivit komplexa underhållsprojekt – det finns i cv:t. Du vill förstå att personen som sitter framför dig klarar av uppgiften och kan möta hinder och lösa problem med hjälp av den specifika kunskap eller erfarenhet rollen kräver. Då behöver du veta mer om kandidatens kompetens.

Att intervjua till fastighetsrelaterade roller

Det roligaste med att intervjua kandidater för fastighetsrelaterade roller är att ingen roll är den andra lik. Det är också det svåraste med uppdraget. Fastighetsförvaltare, byggprojektledare, hyresspecialister, driftchefer, asset managers, tekniska förvaltare, etableringsansvariga, uthyrare, fastighetsutvecklare – Fasticons rekryterings- och bemanningsexperter genomför hundratals intervjuer varje år. Vi behöver leverera bra kandidater till våra kunder och det kan vi bara göra genom en rättvis och kompetensbaserad urvalsprocess.

STAR-modellen – bevisat effektiv metod

På Fasticon använder vi oss av en strukturerad frågemall som kallas STAR-modellen. Begreppet står för situation, task, action och result. Med en strukturerad frågemall får alla kandidater svara på samma frågor enligt en fast struktur. Det innebär att alla sökande får samma förutsättningar och det blir enklare för dig som intervjuar att jämföra svaren.

Den ger dig också bättre möjlighet att jämföra kandidater objektivt, baserat på deras förmåga att leverera resultat i konkreta situationer. Metoden är effektiv inom just fastighetsrelaterade roller och hjälper dig att skapa en mer rättvis och nyanserad bild av kompetenser och potential.

Ladda ner checklistan: Så skapar du som chef den perfekta intervjuprocessen

Strukturerad intervju: Så skapar du din egen intervjumall enligt STAR-modellen

En strukturerad intervju bygger på öppna frågor som kräver ett mer utvecklande svar än bara “ja” eller “nej”. Eftersom frågorna är situationsanpassade är det svårt att återanvända samma mall om och om igen. Därför är det bäst att utgå från en strukturerad intervjumall och sedan anpassa själva frågorna utifrån rollen. En viktig fördel med dessa frågor är att de är väldigt specifika och baserade på faktiska situationer. Därför är det svårt för kandidaten att hitta på egna händelser eller försköna sanningen. Frågorna ger dig också möjlighet att ställa väldigt detaljerade följdfrågor som hjälper dig att förstå kandidatens verkliga kunskaper.

1. Situation

Be kandidaten beskriva en specifik situation eller utmaning hen stött på i sitt arbete. Detta ger en ram för resten av svaret och sätter tonen för detaljerna som följer.

Exempelfrågor:

• Kan du beskriva en specifik situation där du var ansvarig för att hantera ett större fastighetsunderhållsprojekt? Vad var de största utmaningarna du stötte på?

• Kan du ge ett exempel på en situation där du behövde balansera flera olika intressenters krav och behov samtidigt? Hur gick du tillväga?

• Kan du beskriva en specifik situation där du behövde hantera en svår hyresgästsituation? Vad var problemet och hur löste du det?

• Berätta om en gång när du arbetade med att förnya hyresavtal för en viktig kund. Hur gick processen till och vilka hinder behövde du övervinna?

• Kan du beskriva en specifik situation där du ledde etableringen av en ny verksamhetslokal? Vad var utgångsläget och de största utmaningarna?

• Berätta om en tid då du identifierade och utvärderade en ny marknad för etablering. Vad var kriterierna du använde och hur kom du fram till ditt beslut?

2. Task

Fråga kandidaten vad hens specifika roll eller uppgift var i den beskrivna situationen. Det hjälper dig att förstå kandidatens ansvarsområden.

Exempelfrågor:

• Vad var din specifika roll i detta underhållsprojekt? Vilka uppgifter var du ansvarig för?

• Vilka specifika uppgifter hade du när du balanserade dessa intressenters krav och behov? Vad var ditt ansvar i situationen?

• Vad var din specifika roll i hanteringen av denna hyresgästsituation? Vilka uppgifter var du ansvarig för?

• Vilka var dina huvuduppgifter när du arbetade med att förnya hyresavtalet? Vad var ditt specifika ansvar i processen?

• Vad var din specifika roll i etableringen av den nya verksamhetslokalen? Vilka uppgifter var du ansvarig för?

• Vad var ditt specifika ansvar när du identifierade och utvärderade den nya marknaden? Vilka uppgifter hade du?

3. Action

Be kandidaten förklara de specifika åtgärderna hen tog för att hantera situationen eller lösa problemet. Detta blir kärnan i svaret och ger insikt i kandidatens problemlösningsförmåga och beslutsfattande.

Exempelfrågor:

• Vilka specifika åtgärder tog du för att hantera underhållsprojektet och övervinna utmaningarna?

• Vilka konkreta steg tog du för att balansera dessa krav och behov?

• Vilka specifika åtgärder tog du för att hantera och lösa hyresgästsituationen?

• Vilka specifika steg tog du för att förnya hyresavtalet och övervinna de hinder som uppstod?

• Vilka konkreta åtgärder tog du för att leda etableringen och övervinna utmaningarna?

• Vilka specifika steg tog du för att identifiera och utvärdera den nya marknaden och fatta ditt beslut?

4. Result

Slutligen, fråga vad resultatet blev. Detta ger dig en förståelse för effekten av kandidatens arbete och hens förmåga att uppnå positiva utfall.

Exempelfrågor:

• Vad blev resultatet av de åtgärder du vidtog? Hur påverkade det fastigheten och intressenterna?

• Vad blev resultatet av dina ansträngningar att balansera intressenternas krav? Hur mottogs dina åtgärder av de olika parterna?

• Vad blev resultatet av dina åtgärder? Hur påverkade det hyresgästen och fastigheten?

• Vad blev resultatet av förnyelsen av hyresavtalet? Hur påverkade det relationen med kunden?

• Vad blev resultatet av etableringen? Hur påverkade det verksamheten och dess framgång?

• Vad blev resultatet av ditt beslut att etablera på den nya marknaden? Hur påverkade det företagets tillväxt och utveckling?

Sammanfattning: Strukturerad intervjumall

• Kompetensbaserad metod och strukturerad intervju gör att du får bättre kvalitet i dina intervjuer och mer relevanta slutkandidater

• En strukturerad intervjumall är det bästa sättet att förstå om dina kandidater har den nischade kompetensen som krävs när du ska tillsätta en fastighetsrelaterad roll

• Genom att ställa öppna och specifika frågor om verkliga händelser får du en bättre bild av om kandidaten har rätt kompetens för uppdraget

• STAR-modellen hjälper dig att bygga en intervjumall med situationsanpassade frågor

• Genom att använda dig av STAR-modellen och utgå från samma intervjumall i dina kompetensbaserade intervjuer får du bättre kvalitet på svaren och kan enklare jämföra kandidater med varandra

Läs mer: Se upp – här är intervjufrågorna som kan leda till diskriminerande beslut