Allt du behöver veta när du har anlitat ett rekryteringsföretag

Underlätta för dig själv – var en tydlig beställare

Genom att vara en tydlig beställare underlättar du samarbetet mellan din organisation och rekryteringsföretaget. Du kommer inte behöva lägga ner onödig tid och slutresultatet kommer bli ännu bättre. Det är du och din organisation som behöver en ny kollega. Vi är de som i slutändan väljer vem som faktiskt ska arbeta tillsammans med er. Det kan komma att innebära att du kan behöva fatta snabba beslut. Genom att tidigt i processen vara överens om kravprofil och målbild underlättar du samarbetet och beslut.

Processen i korthet

Processen i sig består av en kontinuerlig dialog och samarbete mellan beställande kund och rekryteringskonsult. Det är dock rekryteringskonsulten som har huvudansvaret över processen som helhet. Din insats sker främst i början och slutet av rekryteringsprocessen. Men ha också i åtanke att det i grunden handlar om ett samarbete mellan ert bolag och rekryteringskonsulten. I början av processen utförs en behovsanalys som blir utgångspunkten när ni under rekryteringskonsultens ledning arbetar fram en kravprofil. När kravprofilen är tydlig och fastställd tar rekryteraren över processen.

Nu påbörjar rekryteraren en intensiv fas där en platsannons arbetas fram och publiceras, kandidater ska identifieras i olika kanaler och ansökningarna ska hanteras. Därefter startas intervjufasen för att sedan sammanställa vilka som är slutkandidater i processen. När det gedigna arbetet är klart presenterar rekryteringskonsulten ett antal kandidater för er. Nu är det dags för er som kund att genomföra slutintervjuer med slutkandidaterna. I den allra sista fasen utförs eventuella tester och arbetsprover, samt referenstagning innan ni som kund slutligen väljer ut vem som ska få signera avtalet och bli er nya kollega.

Ha även i åtanke att en rekryteringsprocess självklart är flexibel och anpassas efter era behov. Det kan vara att du som kund önskar ändra ordningen på någon del av processen. Eller så kanske du bara önskar hjälp av rekryteringsbolaget med vissa delar av processen. Det är bara att fråga så kommer ni tillsammans hitta bästa gemensamma lösning för hur ert samarbete ska fortlöpa.

Lägg kraft på kravprofilen

Genom att sätta en tydlig och väl genomarbetad kravprofil sätter du och rekryteringskonsulten gemensamt grunden för den kommande rekryteringsprocessen, se därför till att vara väl förberedd inför det mötet. Det är viktigt för dig som kund att förstå att samma titel kan skilja sig åt vad gäller arbetsbeskrivning hos olika organisationer. Hjälp rekryteringskonsulten med att vara tydlig vad som krävs för rollen specifikt på ert företag. Kravprofilen ska innehålla företagets krav och önskemål som är relevanta för tjänsten.

Se på kravprofilen som din förtydligande beställning till rekryteringskonsulten. Den är utgångspunkten för rekryteringskonsultens arbete. Det är kravprofilen som rekryteringskonsulten kommer att utgå från när annonsen ska skrivas, vilken kompetens som ni efterfrågar, matcha kandidaternas profil med företagets och så vidare.

Om det finns en tidigare annons- och befattningsbeskrivning är den mycket värdefull att ta med till kravprofilsmötet. Skulle det vara så att det inte finns någon tidigare kravprofilsbeskrivning kan rekryteringskonsulten självklart ta fram en helt ny.

Ställ frågor och var öppen med dina förväntningar

För att få en smidig process och lyckat slutresultat är det viktigt att du och rekryteringskonsulten har samma målbild. När du valt att samarbeta med en seriös aktör som arbetar strukturerat och kan leverera rätt kompetens har ni också en kontaktperson som ansvarar för uppdraget från start till avslut.

Under samarbetsperioden har du en unik chans att få ta del av en rekryterares unika spetskunskaper, se till att utnyttja det klokt hela vägen. Kom ihåg att dela med dig av dina förväntningar och prata gärna kring följande frågor:

• Hur ser marknaden ut just nu?
• Vad behöver vi tänka på för att attrahera rätt kandidater både nu och i framtiden?
• Vi hade tänkt oss det här löneläget, är det en lämplig nivå?
• Hur kommer urvalet av kandidater se ut?
• Hur lång tid bedömer ni att processen kan tänkas ta?

Kom ihåg att det finns inga dumma frågor! Beroende på hur mycket erfarenhet ni har sedan tidigare av att ta hjälp från externa leverantörer behöver man som kund ställa olika typer av frågor, och en duktig rekryterare vet det. Det är centralt att ni ska gå in i samarbetet med en känsla av trygghet och förtroende för rekryteringsföretaget.

Ha en ärlig dialog

Tänk noggrant igenom vilka utmaningar som finns i rollen och vilken typ av personlighet företaget söker. Innebär rollen t.ex. mycket administration eller social interaktion internt eller externt? Det är viktigt att inte försköna rollen när du har kontakt med rekryteringskonsulten, du riskerar då att få in någon som efter några månader inser att rollen inte innebar det hen trodde vilket i värsta fall kan leda till en omrekrytering. Att prata med sin rekryteringskonsult är lite som att prata med din jurist eller läkare – det är dumt att ljuga. De är på din sida och en ärlig dialog är en grundförutsättning för ett långsiktigt och bra resultat.

Om ni söker en roll som det finns flera av på företaget kan det vara en bra idé att låta rekryteringskonsulten prata med någon som har samma yrkesroll. På så vis kan rekryteringskonsulten få vet hur rollen ser ut, vad som gör rollen rolig och vilka utmaningar som finns av en direkt källa som har daglig insikt.

Sju frågor rekryteringskonsulten troligtvis kommer att ställa till er

Det finns några vanliga frågeställningar som rekryteringskonsulten kan komma att ställa till dig som beställare beroende på uppdraget och hur er organisation ser ut. Att vara väl förberedd och ha tänkt igenom vissa av dem innan ert avstämningsmöte underlättar för er båda för en smidigare process och gemensamma samarbete långsiktigt.

1. Vilka underlag finns det att hänvisa till innan kravprofilsmötet?

Desto mer information ni kan ge rekryteringskonsulten inför kravprofilsmötet desto mer ger ni hen möjlighet att fördjupa sig under mötet. Ha ett utifrån och in-perspektiv då det ofta är hög konkurrens om kompetenserna på många marknader och det är svårt att attrahera de bästa kandidaterna, vilket tar oss vidare till nästa fråga:

2. Varför ska man välja att arbeta hos er?

Den här frågan kommer troligen en del kandidater att i sin tur ställa till rekryteraren. Därför är det bra att ni själva har tänkt igenom denna fråga noggrant så att rekryteraren kan marknadsföra er organisation och hur ni är som arbetsgivare på ett så målande och rättvist sätt som möjligt.

3. Vilka kompetenser behöver den blivande medarbetaren?

Det är lätt att fastna i tankemönstret att när en viss person slutar sin tjänst ska efterträdaren vara lik kollegan innan, som gjorde ett bra jobb. Men måste det vara så? Här kommer rekryterarens spetskompetens in för att hjälpa er bena ut vilka faktiska kompetenser och egenskaper som behövs för rollen, men även att guida er för att våga tänka nytt. Att tänka nytt och inte låsa sig vid gamla tankegångar är extra viktigt om ert företaget verkar i en bransch med kompetensbrist.

Ett tips är att som företag tänka ut en kravlista och en önskelista. Med det menas att på kravlistan står de delar i kravprofilen som ni absolut inte kan tumma på. Önskelistan däremot är de kompletterande delar som en drömkandidat skulle ha, men som faktiskt går att tumma något på, t.ex. fem års arbetserfarenhet. Våga även ifrågasätt era egna önskningar. Varför går den magiska gränsen vid just fem år, och varför skulle inte arbetet kunna utföras lika väl av någon med tre års arbetserfarenhet?

4. Hur ser arbetsgruppen ut?

Varje arbetsplats är präglad av olika sociala relationer genom vilka vi upplever ett sammanhang. För vissa hänger de sociala yrkesrelationerna samman med hur man bygger sin yrkesidentitet. Att i ett tidigt skede få veta hur arbetsgruppen, och även ledarskapet, är strukturerat är därmed för många potentiella kandidater en viktig fråga för att veta om man vill byta arbetsplats. Var därför tydligt med att redogöra hur arbetsgruppen fungerar och arbetar när du pratar med rekryteringskonsulten. Det underlättar arbetet för att hitta kandidater som kompletterar arbetsgruppen på bästa sätt.

5. Hur önskar ni utveckla tjänsten över tid?

Många som funderar på att byta arbete söker sig vidare för att hitta nya utvecklingsmöjligheter. Tydliggör vilka interna möjligheter som finns för rollen, eventuella påbyggnadsutbildningar som ni erbjuder, om tjänsten eventuellt kommer att bli bredare i framtiden och så vidare. Ju mer information du ger rekryteraren från början, desto bättre kan hen också tydliggöra tjänsten för de kandidater som är nyfikna på rollen, samt skriva en så rättvis platsannons som möjligt.

6. Vart är ert bolag på väg?

Precis som ni och rekryteraren vill veta vad kandidaten kan erbjuda er organisation vill kandidaten veta vad ni kan erbjuda. Tänk igenom och ge rekryteraren information om var ni är i er organisationsutveckling. Är ni i en tillväxtfas eller platå? Vart vill ni som företag vara om fem år? Hur ska ni nå dit?

7. Vad gör ni för att personalen ska stanna kvar på lång sikt?

Presentera er långsiktiga strategi för att behålla personal för rekryteringskonsulten. Om ni inte har det i dagsläget, kan det vara dags att skapa en sådan. Vissa rekryteringsföretag erbjuder rådgivning i denna typ av frågor som en kompletterande tjänst. När ni motiverar vad som får medarbetare att vilja stanna hos er kan det vara alltifrån ett generöst friskvårdbidrag, olika varianter av förmåner, intern vidareutbildning eller att er personal har möjlighet till en fin balans mellan arbetsliv och privatliv. Det kan även vara att ni erbjuder olika typer av teamaktiviteter som stärker banden internt.

Var beredd att fatta snabba beslut

Underskatta inte vikten av en levande, ärlig dialog och regelbunden återkoppling till den rekryteringskonsult som du samarbetar med. Det är till din organisations fördel att försöka ta snabba beslut och återkomma om de kandidater ni får presenterade är intressanta att ta vidare för intervju eller inte. Risken är annars att ett annat företag hinner komma med ett mer intressant erbjudande. Ni missar  då en riktigt bra blivande medarbetare, processen blir förlängd och andra lämpliga kandidater har hunnit hoppa av.

Beslutet är ditt, men lyssna på rekryteringskonsulten

Rekryteringskonsulten är proffs inom sitt område och van att hantera kandidater och rekryteringsprocesser. Hen har därmed samlat på sig mängder med kunskap och erfarenheter som självklart ska komma dig och företaget tillgodo. Med det sagt är beslutet alltid ditt, men lyssna på rekryteringskonsultens råd och rekommendationer. Hen är mån om att du ska anställa kandidaten med rätt kompetens och potential för jobbet!