Rekrytering av administratörer till fastighetsbranschen

Kompetensbehov inom fastighetsadministration 

Dagens administratörer inom fastighetsbranschen behöver mer än branschkunskap, ordning och struktur i sin roll – de behöver systemkompetens. Roller som hyresadministratör, servicekoordinator och kundtjänstmedarbetare förväntas kunna hantera allt från ERP-system till specialiserade fastighetssystem som Vitec, Fast2 och Momentum. 

För duktiga fastighetsadministratörer är digital ärendehantering, automatiserade flöden och molnbaserade verktyg en naturlig del av arbetsdagen. För att lyckas i rollen krävs därför både teknisk nyfikenhet och förmågan att snabbt sätta sig in i nya system. Att hitta rätt kompetens handlar därför inte bara om erfarenhet utan om digital mognad – och förmågan att arbeta smart i en alltmer automatiserad vardag. 

Roller inom fastighetsadministration 

Fastighetsbolag har ett brett behov av administrativ kompetens i olika funktioner. Här är några av de vanligaste rollerna – och några exempel på vad de innebär i praktiken: 

Hyresadministratör 

• Ansvarar för administration av hyresavtal, avisering och registervård 
• Har god systemvana, ofta i exempelvis Vitec eller Fast2 
• Arbetar nära ekonomifunktion och förvaltning för att säkerställa korrekt hyresdebitering 

Kundtjänstmedarbetare inom fastighet 

• Första kontaktpunkt för hyresgäster via telefon, mejl och digitala kanaler 
• Hanterar ärenden, felanmälningar och enklare rådgivning 
• Viktig roll för kundnöjdhet och effektiv ärendehantering 

Servicekoordinator 

• Samordnar serviceuppdrag och felanmälningar mellan hyresgäster, tekniker och externa leverantörer 
• Arbetar i ärendehanteringssystem och kräver god överblick och prioriteringsförmåga 
• Central funktion för att skapa struktur i det löpande underhållet 

Avtalsansvarig 

• Ansvarar för administration och uppföljning av avtal, t.ex. leverantörsavtal och hyreskontrakt 
• Kräver juridisk förståelse, noggrannhet och affärsmedvetenhet 
• Stödjer både förvaltning och ekonomi i avtalsrelaterade frågor inom fastighet 

Så rekryterar vi administratörer till fastighetsbolag 

Vår rekryteringsprocess inom fastighetsadministration är noggrant utformad för att säkra rätt kompetens – både idag och på sikt. Vi kombinerar branschförståelse med effektiv annonsering, search och headhunting av administratörer och ett strukturerat arbetssätt i varje steg: 

Behovsanalys och kravprofil

Vi börjar med att förstå er verksamhet och definiera behovet – är det en hyresadministratör, servicekoordinator eller kundtjänstmedarbetare ni söker? Tillsammans tar vi fram en tydlig kravprofil som matchar både rollen och företagskulturen. 

Sökning, urval och presentation av kandidater

Vi arbetar både med annonserad rekrytering och aktiv search och headhunting av administratörer med erfarenhet från fastighetsbranschen. Genom tester, intervjuer och referenstagning säkerställer vi kvalitet i varje led innan vi presenterar de mest lämpade kandidaterna. 

Onboarding och uppföljning

En lyckad rekrytering slutar inte vid signering. Vi följer upp onboarding och stöttar vid behov även efter att kandidaten börjat – för att säkerställa en smidig övergång och långsiktig matchning. 

Vår erfarenhet av rekryteringsprocesser inom fastighetsadministration gör att vi snabbt kan identifiera rätt kompetens – och agera när behovet uppstår. 

Roller vi rekryterar inom administration i fastighetsbranschen 

Som specialister inom fastighetsrelaterad kompetens har vi på Fasticon rekryterat och bemannat många administrativa roller som kräver branschkunskap. Vi känner till vilka system administratörer förväntas jobba i, kan säkerställa ett bra urval av kandidater och ställa rätt kompetensbaserade frågor för att få fram de bäst lämpade kandidaterna för uppdraget. 

Exempel på roller vi ofta rekryterar till: 

Bostadsuthyrare 

Till det familjeägda fastighetsbolaget Olov Lindgren rekryterade vi en bostadsuthyrare till Stockholm. 

Rollen som uthyrare inom bostäder inkluderade: 

• Självständigt ansvar för byten, internbyten, överlåtelser och uppsägningar inom ett tilldelat fastighetsbestånd, inklusive hantering av hyreskontrakt och relationer med hyresgäster. 
• Delaktig i att vidareutveckla arbetssätt och rutiner samt i digitaliseringen av uthyrningsprocessen tillsammans med teamet. 
• Nära samarbete med alla inom förvaltningsavdelningen vilket inkluderade andra bostadsuthyrare, fastighetsvärdar, kundförvaltare och tekniker inom enheten Förvaltning Bostäder. 
• Arbete med att minimera vakanser, hantera störningsärenden och obetalda hyror samt utreda otillåten andrahandsuthyrning och handel med hyreskontrakt. 
• Att delta i olika projekt och bidra till utveckling av processer och systemstöd inom uthyrningsområdet. 

Hyresadministratör/Uthyrare 

Till Primula Bostads AB i Stockholm rekryterade vi en hyresadministratör/uthyrare. 

Rollen innebar: 

• Hantering av avtal och administration för bostäder, lokaler och p-platser, inklusive andrahandsuthyrning, lägenhetsbyten och nyckelhantering. 
• Ansvar för att utreda otillåtet boende, störningar, sena betalningar och kravärenden samt uppföljning av olovliga andrahandsuthyrningar. 
• Daglig kontakt med hyresgäster via telefon och mejl, med telefontid under förmiddagarna. 
• Nära arbete med tekniska förvaltare, fastighetsskötare och kollegor inom förvaltningen med rapportering till förvaltningschefen. 
• Ansvar för att kvalitetssäkra aviseringsunderlag, hantera hyresjusteringar samt bidra till att effektivisera rutiner och arbetsprocesser. 

Kommersiell uthyrare 

Till det allmännyttiga bostadsföretaget Väsbyhem i Upplands-Väsby rekryterade vi en kommersiell uthyrare med ansvar för uthyrning av kommersiella lokaler. 

Rollen innefattade följande: 

• Ansvar för hela processen kring uthyrning av kommersiella lokaler – från marknadsföring och visningar till förhandlingar, avtalsskrivning och uppsägningar. 
• Att utveckla strategier och riktlinjer för uthyrningsverksamheten, driva projekt samt bidra till att förbättra arbetssätt och rutiner. 
• Vara delaktig i att vidareutveckla och digitalisera uthyrningsprocessen tillsammans med teamet. 
• Bygga och underhålla långsiktiga relationer med både nya och befintliga hyresgäster. 
• Nära samarbete med bostadsuthyrare, delta i ny- och ombyggnadsprojekt och rapportering till uthyrningschefen. 

Hyresadministratör 

Till AKIFA Förvaltning AB i Stockholm rekryterade vi en hyresadministratör. 

I denna roll ingick: 

• Hantering av hyresavtal, andrahandsuthyrningar, lägenhetsbyten, kontraktsskrivning och aviseringsunderlag samt administrerar vakanta lägenheter och nyckelhantering. 
• Ansvar för att hantera sena betalningar, inkassoärenden, olovliga andrahandsuthyrningar samt förbereder underlag för hyresförhandlingar. 
• Daglig kontakt med hyresgäster och fastighetsägare, både via telefon, mejl och personliga möten. 
• Att bidra med senior kompetens i att förbättra rutiner och utveckla systemstöd för en mer effektiv hyresadministration. 
• Tätt samarbete med fastighetsförvaltare, ekonomiavdelning och rapportering direkt till VD. 

Hyresförhandlare 

Till Locum, som förvaltar Region Stockholms fastighetsbestånd, rekryterade vi en hyresförhandlare med ansvar för hela inhyrningsprocessen. 

I rollen som hyresförhandlare ingick att: 

• Hyra in lokaler åt Region Stockholms verksamheter – från behovsanalys och lokalsökning till förhandling, anpassning och kontraktshantering. 
• Bistå hyresgäster efter inflytt, t.ex. vid avtalsfrågor, tvister eller behov av hyresgästanpassningar. 
• Självständigt driva processer och många kontaktytor, bl.a. med fastighetsägare, vårdverksamheter och interna projektteam. 

Hyresredovisare 

Till Rikshem i Stockholm rekryterade vi en senior hyresredovisare med ansvar att säkerställa korrekt hyresredovisning för Rikshems bostäder och lokaler.  

Rollen innebar: 

• Helhetsansvar för hyresredovisning genom att säkerställa korrekt redovisning och administration av hyror, lokalhyreskontrakt, hyresjusteringar och mediadebiteringar för ett eller flera fastighetsbestånd. 
•  Att analysera debiteringar, avstämningar och bokföringskonton samt säkerställa hög datakvalitet i hyresreskontran. 
• Att ingå i ett team om fem och ansvara både för individuella uppgifter och gruppgemensamma moment som avisering, inbetalningar, inkasso, bokslut och revision. 
• Att aktivt bidra i förbättringsarbete för att effektivisera rutiner och processer inom hyresredovisningen. 
• Nära samarbete med förvaltningskontor och andra interna funktioner samt ger stöd och utbildning kopplat till redovisningsprocesserna. 

Fastighetsadministratör 

Till Kungl. Tennishallen i Stockholm rekryterade vi en teknisk fastighetsadministratör. 

Rollen inkluderade: 

• Ansvar för löpande underhåll av tekniska system som brand- och larm, ventilation, el, VVS och automation. 
• Planera, följa upp och aktivt bidra till underhållsprojekt och utveckling av byggnader och utemiljö. 
• Ansvara för dialog och samarbete med externa leverantörer och entreprenörer. 
• Säkerställa att fastigheterna håller hög teknisk standard och att verksamheten bedrivs med fokus på säkerhet och kvalitet. 

FAQ 

Hur lång tid tar det att rekrytera en fastighetsadministratör? 
En rekryteringsprocess kan variera från uppstart till signering, beroende på rollens komplexitet och tillgången på kandidater. I akuta lägen kan vi även erbjuda interimslösningar. 

Vilka kompetenser är viktiga för hyresadministration? 
Noggrannhet, struktur och god systemvana är grundläggande. Erfarenhet av branschspecifika system som Vitec eller Fast2 är ofta meriterande, liksom förmågan att samarbeta med både ekonomi, förvaltning och kundservice. 

Kan ni hjälpa till med tillfällig ersättare (interim)? 
Ja, vi erbjuder både rekrytering och interimslösningar. Det kan vara aktuellt vid exempelvis föräldraledighet, organisationsförändringar eller vid brådskande behov av administrativ kompetens. 

Vad ingår i fastighetsadministration? 
Fastighetsadministration omfattar bland annat hantering av hyresavtal, avisering, registervård, felanmälningar, serviceärenden och kundkontakt. Rollen kan variera beroende på bolagets storlek och struktur – men gemensamt är behovet av struktur, servicekänsla och systemkompetens. 

Sammanfattning: Rekrytera rätt administratör inom fastighetsbranschen 

För att skapa en bra upplevelse för både hyresgäster och medarbetare bör du säkerställa att du rekryterar rätt administrativa roll – och rätt person. Vare sig du söker en hyresadministratör, kundservicemedarbetare eller servicekoordinator, krävs en kombination av systemkunskap, serviceförmåga och branschförståelse.  

På Fasticon har vi precis den specialistkunskap som krävs för att hitta rätt administrativ kompetens – snabbt, träffsäkert och med kvalitet i varje steg. Behöver du rekrytera en administratör till ditt fastighetsbolag? Hör av dig till oss så berättar vi gärna hur vi kan hjälpa dig!