Så tillsätter man ett uppdrag som inte finns i någon mall

Beredskap har blivit en kompetensfråga

Hur säkerställer man driften i samhällsviktiga fastigheter när förutsättningarna förändras? I takt med ökade krav på beredskap och kontinuitetsplanering behöver många organisationer svara på den frågan, från vård- och omsorgsboenden till andra kritiska funktioner. Och för att kunna göra det krävs personer som både förstår fastigheter och kan samordna arbetet över flera förvaltningar.

– Vi märker av fler förfrågningar kring roller inom säkerhet och beredskap, och det har mycket med världsläget att göra. Organisationer är mer benägna att se över de här frågorna, säger Annie Knipplén, konsultchef på Fasticon.

Mer än teknik: någon som kan hålla ihop helheten

I det aktuella uppdraget handlade det om kommunens ökade satsning på krisberedskap och kontinuitetsplanering: vad händer med exempelvis vård- och omsorgsboenden om elförsörjningen slås ut?

Det fanns redan en arbetsgrupp för frågorna, men ansvar och mandat behövde tydliggöras. Kommunen sökte därför en senior konsult som kunde skapa struktur, samordna olika aktörer över flera förvaltningar och driva arbetet framåt, från utredningar av fastigheternas förutsättningar till nya arbetssätt för beredskap.

– Kunden tryckte mycket på att det viktigaste var någon som kunde hålla ihop helheten, leda processer och samordna många intressenter, men samtidigt ha förståelse för fastighetsfrågor och de tekniska beroendena. Det handlar också mycket om de personliga egenskaperna, att skapa framdrift och få saker att hända, säger Annie.

När titeln inte beskriver kompetensen

En viktig del av processen blev att tillsammans med kunden definiera uppdraget och hur rollen skulle beskrivas för att nå rätt personer. Internt kallades den projektledare reservkraft, men i annonsen valde Fasticon i stället titeln senior beredskapssamordnare inom fastighet och säkerhet.

– Hade vi gått ut med projektledare inom reservkraft hade vi kanske främst nått personer med en renodlat teknisk bakgrund. Vi behövde någon som kunde samordna och leda arbetet, och därför var det viktigt att tänka bredare kring vilken profil vi sökte, förklarar Annie.

Genom att utgå från vad uppdraget faktiskt krävde, snarare än en bestämd yrkestitel, kunde Fasticon bredda sökningen till kandidater med olika erfarenheter. För kunden innebar det tillgång till fler relevanta profiler och en kravprofil som bättre speglade verksamhetens behov.

Rätt person fanns redan i nätverket

När det var dags att identifiera möjliga kandidater tog Fasticon hjälp av hela teamets samlade erfarenhet och kontaktnät. Kunden fick därmed tillgång till betydligt mer än en enskild konsultchefs kontakter.

– När vi får in en lite ovanligare förfrågan sitter vi tillsammans och diskuterar vilken typ av profil som skulle kunna vara rätt för det specifika uppdraget, utifrån kundens behov och den kompetens som efterfrågas. Det här var en rätt unik roll, men vi kände ändå ganska direkt att det säkert fanns någon i vårt nätverk med rätt bakgrund, berättar Annie.

En av personerna som blev aktuell hade närmare 20 års erfarenhet av att arbeta med teknikintensiva fastigheter med mycket höga säkerhetskrav. Han hade funnits i Fasticons nätverk under flera år, men tidigare hade inget uppdrag passat riktigt rätt.

Den här gången blev matchningen lyckad. Sedan maj arbetar han på plats med att samordna kommunens arbete med reservkraft. Genom tillsättningen fick kommunen tillgång till en senior kompetens med erfarenhet från liknande komplexa fastighetsmiljöer, utan att behöva begränsa sökningen till en viss yrkestitel eller geografisk marknad.

Rätt lösning börjar med rätt frågor

För fastighetsorganisationer som står inför ett ovanligt eller svårdefinierat kompetensbehov är Annies råd att ta hjälp tidigt i processen, gärna innan kravprofilen är färdig.

– Vi är verkligen rådgivande i vår roll, redan från första kontakten. Eftersom vi har dialog med så många olika kunder har vi erfarenhet av hur liknande behov kan lösas på olika sätt. Vi hjälper gärna till att diskutera både kompetens, titlar och hur uppdraget ska utformas, säger Annie.

I det här fallet bidrog dialogen till att uppdraget kunde beskrivas på ett sätt som öppnade för fler relevanta kandidater. Det är en viktig del av Fasticons arbete: att inte bara matcha personer mot en färdig kravprofil, utan också hjälpa kunden att formulera rätt behov från början.

En fråga fler organisationer sitter med

När nya utmaningar uppstår är det inte alltid självklart vilken kompetens som behövs. Det gäller beredskap och kontinuitetsplanering, men också många andra områden inom fastighet och samhällsbyggnad.

För kunden kan det vara avgörande att ha en partner som förstår verksamheten, kan utmana den första kravprofilen och har nätverket för att hitta rätt person även för ovanliga uppdrag.

Ni behöver inte veta exakt vem ni söker. Det viktiga är att ni vet vilket problem ni behöver lösa. Resten hjälper vi er att reda ut.

Står ni inför ett kompetensbehov som inte riktigt passar i någon mall? Prata med oss, även om ni ännu inte vet vilken titel ni söker.